Dans notre monde surchargé d’information, moins c’est souvent plus. Ce vieil adage s’applique encore dans le monde des communications- Pensez à un site Web épuré qui va droit au but ou à un slogan marketing qui est plus accrocheur s’il est court et concis. Pourtant, le contexte et la préparation sont essentiels lorsque l’interaction humaine est impliquée. Plus vous investissez de temps et d’énergie, plus vous économiserez d’argent et de temps à long terme et plus vous éviterez les maux de tête.
Dans votre secteur d’activité, vous n’avez peut-être pas besoin de communiquer avec des étrangers, donc les malentendus en communications seront aisément évités mais vous travaillerez très probablement de concert avec un expert en communication à un certain moment de votre carrière d’entrepreneur en affaires. Voici quelques lignes directrices pour mieux se préparer à œuvrer avec un expert externe spécialisé dans la communication, y compris les rédacteurs, les consultants en marketing et en images de marques, les concepteurs et les formateurs.
Connaissez vos entrepreneurs
Avant de choisir un consultant en communication externe, posez des questions sur son expertise dans votre domaine ou dans un secteur spécifique, et pas seulement sur ses années d’expérience. Par exemple, si vous embauchez un rédacteur pour un bulletin ou un site Web, regardez son porte-folio pour voir s’il a déjà travaillé dans votre secteur d’activité. Faire affaire directement avec le consultant facilite les choses, mais si vous passez par l’entremise d’une agence, vous recevez alors plusieurs propositions de candidats et beaucoup et ces agences fourniront également des informations sur les références de l’individu et sur leur travail antérieur. Vous aurez ainsi le choix parmi plusieurs personnes et trouverez plus facilement le consultant qui saura répondre à vos besoins spécifiques.
Expliquez votre auditoire
Indiquez à l’entrepreneur avec qui il travaillera. Par exemple, si vous cherchez un consultant pour animer un atelier sur l’engagement des employés, dites-lui à quoi ressemble la structure de votre entreprise. Les noms et les fonctions sont particulièrement utiles, tout comme les noms de divisions, d’unités et de projets. Cela aidera à rendre l’atelier pertinent et personnalisé, même si c’est une personne de l’extérieur qui le présente.
Énoncez votre but
Votre équipe et vos interlocuteurs de l’autre côté de la table savent probablement pourquoi vous discutez d’un contrat, mais un expert externe amené pour la journée, lui ne le saura pas. Quels sont les objectifs de chacun? Les enjeux sont-ils élevés et la situation tendue? Pensez aux experts en communication comme des extensions de votre équipe et informez-les en conséquence. S’ils connaissent vos buts, ils pourront mieux vous comprendre et être en mesure de mieux transmettre votre message et cela, avec beaucoup plus de précision.
Obtenez un contrat écrit
C’est peut-être évident, mais assurez-vous de rédiger un contrat lorsque vous travaillez avec un entrepreneur externe. Certaines sections importantes à inclure sont la confidentialité, les livrables et la durée du travail. Pensez aussi aux licences, à la certification et à l’assurance, s’il y a un risque lié au travail fourni.
Fournissez le contexte
Une communication claire dépend des connaissances contextuelles, alors fournissez autant d’informations pertinentes que possible. Disons que vous avez besoin d’un interprète pour vous aider à résoudre un problème de ressources humaines avec un employé qui est plus à l’aise dans une autre langue. Informez l’interprète des réunions précédentes, des principaux sujets à discuter, du type de travail effectué par l’employé et de tout ce que vous jugez pertinent.
Expliquez votre jargon et les acronymes spécifiques
Votre jargon interne ou les acronymes propres à votre entreprise peuvent vous sembler une seconde nature à ce stade, mais ils ressemblent probablement à de la soupe à l’alphabet à une personne de l’extérieur. Une courte liste ou un glossaire peut être utile afin d’éviter des pertes de temps en essayant de déchiffrer vos expressions internes. Et soyez particulièrement prudent avec des mots polysémiques, ces abréviations souvent utilisées dans le langage de l’entreprise. Ils peuvent souvent avoir plus d’une signification, dépendamment du domaine ou du contexte.
Considérez l’espace environnant
Si vous travaillez avec quelqu’un qui aura besoin de parler à vos employés ou visiteurs, faites-leur savoir à quoi ressemble l’espace physique. Serez-vous assis, debout ou en tournée dans un établissement? Combien de personnes ont besoin d’entendre l’entrepreneur externe? Ferez-vous visionner une vidéo ou est-ce que les participants vont se connecter via Skype ou à un haut-parleur? Connaître cette information permettra à l’expert externe de mieux se préparer à la situation ou même de suggérer des choses auxquelles vous n’avez pas pensé. Si vous travaillez avec des clients étrangers, par exemple, un équipement d’interprétation simultanée peut être nécessaire.
Tirez le meilleur parti de leur temps
Que ce soit un taux horaire ou un quota mensuel de livrables, vous payez pour le temps du consultant. Pensez aux moyens de raccourcir les réunions, y compris les points de l’ordre du jour clairs et le travail du comité qui n’implique pas l’entrepreneur. Plus vous êtes concentré sur la rencontre pendant que le consultant externe est à sa tâche, mieux c’est.
Envoyez la documentation à l’avance
Envoyez toujours tous les documents qui seront pertinents à la discussion quelques jours à l’avance. Ordres du jour, contrats, procès-verbaux des réunions précédentes, diapositives de présentation – tout ce qui fournit le contexte et la terminologie améliorera grandement la communication
et permettra de gagner du temps au cours de la réunion ou de l’événement. Tout cela peut sembler laborieux, mais suivre ces directives est le meilleur moyen de vous assurer que vous êtes entièrement prêt à travailler avec un expert en communication externe. Faites-lui part à l’avance vos objectifs, votre but, le type de public et vos connaissances d’initiés et vous économiserez du temps et de l’argent à long terme. En règle générale, si vous suivez la règle de « en donner plus c’est en recevoir plus », alors tout le monde sera sur la même page et vous en récolterez les fruits.
